Como escolher um ERP - Parte 2

Como escolher um ERP - Parte 2

Amigos,

Primeiramente venho pedir perdão pela longa ausência. Estou em projeto de SAP em Santa Catarina o que tem me impedindo de fazer algumas coisas que gosto, inclusive postar neste blog.

Mas lamentações à parte, vamos ao que interessa.

Dando continuidade aos 3 posts prometidos sobre como escolher um ERP, vamos a Parte 2.

Lembrando que é apenas um resumão, havendo muitas sub-etapas que devem ser consideradas.

ORGANIZAÇÃO DO PROJETO

Criação de um Comitê

Importante para a avaliação geral do projeto validando os resultados medidos.

O comitê pode ser formado por:

- Gerente - O responsável em acompanhar todas as fases e consolidar as informações.

- Consultor Técnico - Para dar suporte à decisões no que tange todos os aspectos tecnológicos do projeto.

- Consultores Funcionais - Podemos chamá-los também de usuários chaves, que são os conhecedores dos processos de negócios. Não vamos confundir estes com os consultores da consultoria, aqui tratamos das pessoas internas da organização.

- Representantes de outras áreas - Ter a perspectiva de outras áreas em relação a sua pode ser de grande valia para enxergar pontos relevantes. Muitas vezes estamos tão no piloto automático em relação a nós mesmos que pequenos detalhes passam desapercebidos.

PREMISSAS

- É importante obter rápido acesso às informações necessárias para o projeto.

- Disponibilidade dos representantes as áreas para entrevistas sempre que necessário, conforme agendamento pré estabelecido.

- Atrasos relacionados com a alteração do escopo, lentidão nos processos decisórios internos, indisponibilidade de pessoas impactam no projeto. A gerência do projeto tem como compromisso identificar e tratar áreas de risco tão logo sejam identificadas.

- Limitar a avaliação a no máximo 5 fornecedores.

O projeto pode ser conduzido através das seguintes etapas:

- Preparar requerimentos

- Selecionar fornecedores

- Tabular os requisitos

- Apresentar Avaliação

PREPARAR REQUERIMENTOS

- Selecionar soluções para avaliação.

- Estabelecer critérios de avaliação.

- Preparar RFI (Request for Information) com os questionamentos sobre as funcionalidades das soluções.

- Agendar reunião com fornecedores.

SELECIONAR FORNECEDORES

- Após pesquisar várias soluções de n fornecedores, selecionar no máximo 5.

- Solicitar propostas e demonstrações aos fornecedores.

- Receber documentação do fornecedor referente ao produto.

- Realizar reunião de pontuação das soluções com representantes do comitê

- Obter lista de empresas com o software instalado

TABULAR REQUISITOS

Os requisitos são divididos em 5 grupos:

FUNCIONALIDADES – responsável pelas características funcionais do sistema;

ECONÔMICO – responsável pelas características financeiras;

FORNECEDOR – responsável pelas características de qualificação e referenciais das empresas envolvidas;

SOLUÇÃO TÉCNICA – responsável pelas características técnicas do software analisado e programação;

INFRA-ESTRUTURA – responsável pelas características técnicas dos hardwares (máquinas) e sua integração com os softwares para funcionamento do sistema.

APRESENTAR AVALIAÇÃO

- Relatório final, baseando-se nas informações contidas na RFI, no ranking e sugestões que serão apresentadas.

- Totalizar os resultados e os 2 melhores qualificados serão escolhidos para a 2ª fase.

- Na 2ª fase os finalistas serão avaliados detalhadamente pelas áreas operacionais e pontuados em vários requisitos. Para cada requisito é atribuido um peso de acordo com sua relevância à organização.

Semana que vem publicarei (se o meu projeto deixar!!) o terceiro e último tópico, Implementação.

Até lá!!

Como escolher um ERP – Parte I

Algumas experiências que temos na carreira são extremamente positivas que queremos compartilhar e quem sabe proporcionar a nossos pares situação semelhante.
Felizmente amigos, até fui convidado para dar palestra sobre o assunto. Vejam só!!

Como principal objetivo deste excelente canal de comunicação, venho compartilhar minha experiência de sucesso em um processo de seleção de ERP, que convenhamos, é um tremendo desafio. Entretanto as informações aqui compartilhadas servem para qualquer sistema, não somente os ERP´s da vida.

Vale ressaltar, que atualmente existem diversas soluções muito boas disponíveis no mercado.

Por onde começar? O que perguntar? O que avaliar? O que medir? Preço é importante? Estas são algumas das perguntas mais comuns.

O tamanho de sua empresa e principalmente os processos de negócios, irão determinar o nível de detalhamento da seleção.

O que vou propor aqui não são verdades absolutas (mas funcionou pra mim!) e é apenas uma síntese do caminho a percorrer.

Irei dividir este tema em 3 posts para um melhor entendimento e reflexão posterior. Ao longo da semana postarei os demais.

Parte I – Introdução
Parte 2 – Organização do Projeto
Parte 3 – Implementação.


INTRODUÇÃO

Resumidamente, o sucesso da implementação de um pacote de software depende da identificação dos requisitos da empresa, das expectativas dos usuários e do custo/benefício da solução selecionada.


Relação Custo X Benefício

O ERP custa pouco ou muito?
Na maioria das vezes esta é a primeira pergunta feita pelos executivos das empresas sem considerar os benefícios que o software poderá gerar. O ERP seguramente será a principal ferramenta de gestão da empresa, e sua implementação deve ser considerada um investimento e não um custo.


Cuidado!!

Mais que uma mudança de tecnologia, a adoção de um sistema de gestão empresarial implica em um processo de transformação organizacional que merece muita atenção e cuidados.

A escolha deve estar alinhada com a direção que a organização quer seguir nos próximos anos (Planejamento Estratégico).


O sucesso da implementação de um ERP precisa de:

1. Alinhamento entre o sistema, a cultura e os objetivos de negócios da empresa;

2. Articulação dos objetivos do projeto com as expectativas de mudança da organização;

3. Um projeto bem gerenciado, com esquema "azeitado" de comunicação;

4. Comprometimento da alta administração e dos proprietários dos processos envolvidos;

5. Compreensão dos usuários quanto às necessidades de mudanças e suas razões.


Comentários serão muito bem vindos para a troca de experiências.

Nos próximos dias postarei a parte 2.

Grande abraço!!

Ricardo Pernambuco

O que é ser Consultor? Será que sabemos?

Vemos nos dias de hoje com muita frequência a figura do consultor, atuando em diversos seguimentos do mercado.

O meu objetivo neste post é olhar este importante profissional por uma ótica mais prática e objetiva, abrindo mão de discussões onde relatam que o consultor é o cara que está desempregado ou sem passado corporativo e se lança no mercado com esta nova roupagem.

Para o Instituto Brasileiro dos Consultores de Organização, o trabalho de consultoria pode ser definido como "o processo interativo entre um agente de mudanças (externo e/ou interno) e seu cliente, que assume a responsabilidade de auxiliar os executivos e colaboradores do respectivo cliente nas tomadas de decisão, não tendo, entretanto, o controle direto da situação que deseja ser mudada pelo mesmo". Ou seja, a consultoria existe para encontrar soluções para os problemas que o cliente não consegue resolver sozinho.

No meu segmento de mercado, tecnologia, muito além da capacidade técnica de qualquer ferramenta, vejo o consultor da seguinte maneira:

Uma pessoa com a habilidade para identificar o problema do negócio e assim ajudar a descobrir uma solução. A habilidade para estruturar um problema já é 70% do esforço para encontrar uma solução. Nem sempre você é bom nos cliques do mouse, mas ao sentar com o cliente, sabe direcionar os seus esforços para o que você tem de melhor, ou seja, tem foco.

Já vi casos, e também aconteceu comigo, de tentarmos resolver os problemas errados, o que foi decorrente de uma má definição do problema, o que nos deixa em torno de detalhes muitas vezes irrelevantes, e então se propõe uma solução que não era o centro da questão. Este equívoco custa dinheiro para o cliente e de nada adiantou você ser “o cara” em implantação e configuração de sistemas por exemplo.

Recentemente participei de um treinamento para consultores (de qualquer área) com o Consultor Empresarial José Roberto Bortolini, onde foram abordados temas simples, porém que derrapamos aqui ou ali. Vou reproduzir parte do material a seguir e pode parecer “chover no molhado”, mas para muitos de nossos pares será muito relevante para o seu desenvolvimento profissional.


QUALIFICAÇÕES DE UM CONSULTOR


MANTENHA A APARÊNCIA PROFISSIONAL

- Evitar usar perfumes ou colônias de aroma muito fortes.
- Se fumar, o faça fora do ambiente de trabalho.
- Para mulheres – discrição ao se vestir e se maquiar
- Para homens – vestes alinhadas, cabelos e barba cortados


FAÇA SUA ABORDAGEM DE FORMA PRÁTICA

- Evitar usar termos e argumentos estranhos ao tema
- Utilizar meios claros e transparentes de exposição
- Ter certeza de que foi compreendido/a.
- Ter certeza que compreendeu seu superior ou seu cliente.


ENFOQUE SEUS TEMAS DE FORMA COMPLETA, AMPLA.

- Mostre segurança; mostre que sabe o que está abordando.
- Use meios e exemplos para comprovar o que diz.
- Explique como faz e por que faz.
- Mostre os resultados que pode trazer, ou ainda que tem trazido melhora ao projeto.


SEJA PONTUAL, COM HORÁRIOS E PRAZOS DE TRABALHOS OU AINDA ETAPAS DE PROJETOS

- Não se atrase; marque prazos e compromissos que pode atender.
- Negocie antecipadamente quando souber que não irá cumprir o esperado.


REFINE SEU RELACIONAMENTO E APRIMORE SUA COMUNICAÇÃO

- Comunique-se; busque as pessoas para falar e se relacionar, sejam colegas, clientes...
- Tenha o hábito de ler, e de escrever manualmente, fazendo suas anotações.
- Livre-se de gírias e vícios de linguagem.
- Arrisque-se na comunicação, faça-a; tome a iniciativa.
- Crie situações para apresentar seu trabalho e sua competência.


CONVENÇA; MUNICIE-SE DE CONHECIMENTO E INFORMAÇÕES; DEMONSTRE SEGURANÇA E FIRMEZA.

- A informação está disponível; as ferramentas estão acessíveis, e se não achá-las, peça ajuda; não espere que chegue até você, vá buscá-las.
- Desenvolva sua habilidade de argumentar, munindo-se de mais sabedoria.
- Sabedoria traz conhecimento e conhecimento traz segurança e ambos ajudam a convencer.


SEJA UM PROFISSIONAL CONFIÁVEL.

- Faça seu trabalho uma única vez e certo.
- Aprimore sua qualidade continuamente.
- Use todo o tempo disponível para fazer e conferir o que fez.
- Entregue, apresente seu trabalho ou projeto com perfeição.


MATERIALIZE RESULTADOS E ALCANCE GANHOS COMPENSADORES

- Persiga resultados claros e visíveis; de preferência, mensuráveis.
- Demonstre o que realizou, prepare relatórios e liste seus resultados.
- Seja otimista, relate suas metas e argumente suas compensações por elas.


RECOMENDAÇÕES FINAIS.

O trabalho do consultor, é uma PONTE entre a Consultoria e seu Cliente;mantenha-se FIRME e CONFIÁVEL.

Fácil é o que eu já sei; difícil é o que eu ainda não sei
Busque AUMENTAR seu conhecimento de forma CONTÍNUA.

Seja ORGANIZADO/A; não se perca em sua memória, não se perca em papéis soltos e anotações dispersas. Tenha Controles e Critérios de trabalho.

Aprender com o negócio

Recentemente, conversando com um grupo de pessoas de diferentes carreiras, entre elas haviam advogados. Eu trabalho com advogados há 6 anos, pois gerencio a área de TI de um grande escritório.

Um dos colegas, arquiteto, me perguntou brincando: "Você aguenta trabalhar com advogado?". Respondi também em tom de brincadeira, "Eu me acostumei". Todos riram e acharam a minha resposta a mais coerente, inclusive os advogados presentes à mesa.

Pela própria formação, o advogado, tem seus valores, crenças e objetivos.

Onde quero chegar? Nem sempre o perfil do negócio a qual o profissional de TI se depara é o que tem maior sinergia com a tecnologia. Eu por exemplo estou em um negócio em que apesar do progresso do perfil do advogado, ainda traz os valores, tradicionalismo e status da profissão.

Como sempre deveríamos fazer e é tema deste post, eu aprendi com o negócio.

Procurei entender o perfil de um advogado, seus anseios, necessidades e objetivos. Procurei dar o meu melhor para servi-lo e fazer com que a TI entregasse exatamente o que esperava. Confesso que nem sempre isso foi tarefa fácil, pois o profissional do Direito teve que mudar como qualquer outra carreira. Advogado hoje, deixou de ser passivo em sua cadeira imponente onde meditava sobre teses jurídicas. Hoje este deve entregar muito mais a seus clientes, deve ser capaz de discutir todos os aspectos de um negócio.

Com esta evolução, onde os clientes de um advogado se tornaram mais exigentes, o meu cliente (o advogado), exige muito mais de mim para atender às suas expectativas.

Hoje felizmente, como na resposta que dei ao colega arquiteto, não só me acostumei com o advogado como também conquistei muitos amigos desta brilhante profissão.

Cito este exemplo, pois vivi isto na pele nos últimos anos. Porém, vejo profissionais de TI, muito distante das necessidades do negócio e muito preocupado somente com a tecnologia e olha que tem Diretor de TI ou CIO com esta visão e ganha bem pra caramba. Tecnologia é bom e muito divertido em muitos casos, mas algumas perguntas precisam ser respondidas antes de implementar uma "solução":

- Será que a solução tecnológica vai agregar para o crescimento da empresa?
- Tem o apoio da alta administração?
- Irá ajudar a organização atingir suas metas?
- Está alinhado com o planejamento estratégico?

Bem amigos, acredito que para o profissional de TI subir na carreira, ter melhores salários e reconhecimento, é mandatório ter o conhecimento do negócio e de tudo que gira em torno dele. Profissionais com este perfil terão um diferencial à entregar no momento de uma entrevista ou promoção.

TI e negócio caminham sempre de mãos dadas.

Aprenda com o negócio.

A arte de compartilhar.

No dicionário, uma das definições de compartilhar é, "participar de", "tomar parte em".
Queremos participar de algo ou tomar parte em situações em que agregamos ou nos agregam.

Confesso que uma das minhas maiores dificuldades no início de carreira foi compartilhar informações e conhecimento.
Pensava, equivocadamente, que se somente eu possuísse a informação, teria uma posição privilegiada e usaria aquilo no momento certo para conseguir uma vantagem ou promoção. Em tese isso só funciona no mercado financeiro.

Abri meus olhos a tempo, graças à Deus.

Sempre desejamos "ter" e esquecemos de "ser". Ser alguém melhor para determinada atividade e principalmente pessoas, pois são pessoas que estão ao nosso redor. Aprendi que devemos usar nossos dons e talentos para nosso benefício e de outras pessoas, sejam próximas ou não.

Acredito que em nossa trajetória devemos de alguma forma ter um impacto na vida das pessoas para que sejam melhores que quando chegaram ou conhecemo-nas.

Livros, amigos, líderes, pares, meu Deus, me ajudaram na arte de compartilhar. Sim considero uma arte.

Muito mais do que alcançar objetivos, devo estar fechado com verdades que considero absolutas e que me levam a uma atmosfera melhor e saudável, seja física, mental ou espiritualmente.

Não estou dizendo que devemos dar de bandeja o conhecimento que muitas vezes sofremos e passamos noites sem dormir para obtermos. Acredito que cada um possui o seu nível de interesse e quando passamos por situações difíceis para aprender algo criamos "Escala de Valor".

Compartilhar conhecimento, experiências e trocar idéias é fundamental para muitas vezes sermos questionados e assim, nos levar a refletir.

Em minha nova trajetória como Consultor de sistemas SAP, tenho sido feliz em encontrar pessoas dispostas a compartilhar suas experiências e um dos bens mais valiosos hoje, o seu TEMPO.

Servir ao próximo, sobretudo, é sentir as suas dores e experiências. Jesus fez isto ao vir ao mundo para nos servir (como um verdadeiro líder deve fazer), sentiu nossas dores e angústias (mesmo sendo Deus) para só então ensinar. Este é um aprendizado positiva, independente de sua preferência religiosa.

Escrevo este post inspirado por uma leitura do blog do Rodrigo Campos, presidente da Allegro Businness Group, referente ao artigo "A razão para algo que existe".
http://allegrobgblog.wordpress.com/

Compartilhe, sirva, exista!!!

Maturidade de um sistema ERP

Alguns desafios sobre implementação de um ERP e quando este atinge sua maturidade dentro da organização.

Sabemos da importância dos sistemas integrados hoje para as organizações e como é vital para aumentar a produtividade e competitividade dos negócios.

Quanto tempo demora para um sistema estar redondinho, voando em céu de brigadeiro?

Assista ao vídeo e comente. Abs.

Apple - Inovação e Design

É incrível a capacidade de inovação da Apple. Sempre surpreendendo com seus lançamentos, mais recentemente o Macbook Air, o laptop mais fino do mundo.

A Apple é diferente, pois não segue padrões tradicionais de mercado e tem a sua arquitetura fechada. Mesmo assim tem amantes inveterados pela sua tecnologia que não abrem mão da "Grande Maçã" em detrimento a outras.

Poucas empresas conseguem o que a empresa de Steve Jobs faz com muita competência, INOVAR.

Ela consegue criar o seu próprio eco-sistema tecnológico abrangendo todo tipo de tecnologia, criando seu hardware, sistema operacional, aplicativos e serviços associados a ele. Tudo o que grandes players fazem, como Dell, Sony e Microsoft cada um no seu mercado a Apple abraça tudo, com alta prioridade para o design, principal característica de seus produtos.

Todo o mérito deste sucesso é exclusivamente de Steve Jobs, um dos maiores inovadores tecnológico do mundo e o rapaz nem formado é, pode acreditar, ao contrário de outros que se formaram em Harvard ou Stanford, mas ele é um líder nato, que quando a Apple estava indo pro buraco retomou a presidência da companhia e deu a volta por cima.

Ahh e além de tudo isso, ele ainda criou a Pixar, empresa que cria filmes através de animação por compuatdor. Quem não já assitiu Procurando Nemo, Os incríveis, Monstros S.A e mais recentemente, Ratatouille.

Onde ele põe a mão é sucesso. Minha fonte de inspiração.

Restrição a Informação

Uma das maneiras de você divulgar suas idéias e opiniões é através de um blog como este.
Pra você ficar antenado aos acontecimentos, temos os sites de notícias independente do seguimento de mercado que atuamos.

Lendo o blog Assunto de CIO da Thais Aline Ceriori me motivou a escrever este post. O tema é muito interessante, sobre a restrição de acesso que os gestores de TI implementam em suas redes corporativas.

Como mencionei no início do post, divulgo meu blog para colegas de profissão, amigos e pra quem mais interessar e o que muitas vezes ouço: "Ahhh não tenho acesso a blogs no trabalho, é tudo bloqueado".

Claro que estas organizações devem ter uma Política de Segurança bem definida que dita a regra de quem acessa o que.

Mas há um paradoxo nesta história, pois escutamos muitas vezes das mesmas empresas que estamos na era da informação e que o profissional que detém a informação tem grandes chances de sucesso.

Tudo muito lindo e maravilhoso neste discurso, mas na minha opinião, empresas que bloqueiam blogs e sites de notícias interessantes (não inclua o BBB por favor!!!) estão justamente limitando o foco dos seus profissionais.

Reproduzo abaixo o que a Thais escreveu em seu blog. Ela foi muito feliz em seu comentário.

Já ouvi diversos CIOs e CSOs dizerem, orgulhosos, que em suas redes ninguém acessa nada que não seja trabalho. Em todas as oportunidades me preocupei e tive de me segurar para não entrar em uma longa discussão: afinal, os CEOs querem profissionais inovadores e inteligentes ou querem repetidores compulsivos de tarefas mecânicas? Quando escuto alguém dizer que sites de notícias ou mesmo blogs são conteúdos bloqueados em suas empresas pelo bem da produtividade, penso em "Tempos Modernos" e no que chamamos de sociedade da informação. Afinal, como podemos buscar profissionais pensantes, questionadores e, principalmente, inovadores quando usamos todas as ferramentas ao nosso alcance para proibir o acesso à informação?

O artigo na integra você encontra no link Assunto de CIO .

Mobilidade Corporativa

Tenho visto nos últimos tempos e lido, sobre uma evolução acentuada de organizações que promovem a mobilidade corporativa.

Em tempos de aplicações Web-based é difícil não trabalhar mais um pouquinho de noite, antes de dormir ou simplesmente enquanto navegamos na web com o laptop no sofá ou na beira da piscina (para os mais privilegiados).

A minha esposa pelo menos, reclama (quase sempre e com razão) quando estou na web e esqueço do tempo.
Sempre gosto de comentar ou escrever algo sobre este assunto: Até que ponto é benéfico estender as atividades do trabalho pela facilidade que as aplicações Web-based proporcionam?
Dependem de cada um equilibrar as coisas (e de quanto o chefe está no pé para entregar as coisas).

Eu como principal mantenedor do ERP onde trabalho e pelo sistema ser Web, fico tentado a acessá-lo quase que todas noites em casa para saber se está tudo em ordem e evitar encontrar surpresas no dia seguinte pela manhã. Qualquer probleminha posso resolver de casa mesmo pela rede Wireless que tenho. Possuo VPN, acesso a outros servidores, etc.

Muitos usuários que ficavam até bem mais tarde aqui na empresa, agora eles vão para casa, tomam banho, jantam com a família e terminam o que precisam entregar no dia seguinte.

Logo de cara vejo 3 benefícios simples:
1) Economia de energia, pois evita-se luzes acesas, computadores e ar-condicionados ligados até bem mais tarde.
2) Segurança. Em tempos de muita violência, o colaborador sai muito tarde da empresa e muitas vezes caminha sozinho até seu carro e pode ser surpreendido.
3) Produtividade. Sim, isso mesmo! A pessoa em casa com a cabeça mais tranquila tende a desenvolver melhor o trabalho e evita-se as interrupções que muitas vezes ocorrem se você ficar no escritório.