Como escolher um ERP - Parte 2

Como escolher um ERP - Parte 2

Amigos,

Primeiramente venho pedir perdão pela longa ausência. Estou em projeto de SAP em Santa Catarina o que tem me impedindo de fazer algumas coisas que gosto, inclusive postar neste blog.

Mas lamentações à parte, vamos ao que interessa.

Dando continuidade aos 3 posts prometidos sobre como escolher um ERP, vamos a Parte 2.

Lembrando que é apenas um resumão, havendo muitas sub-etapas que devem ser consideradas.

ORGANIZAÇÃO DO PROJETO

Criação de um Comitê

Importante para a avaliação geral do projeto validando os resultados medidos.

O comitê pode ser formado por:

- Gerente - O responsável em acompanhar todas as fases e consolidar as informações.

- Consultor Técnico - Para dar suporte à decisões no que tange todos os aspectos tecnológicos do projeto.

- Consultores Funcionais - Podemos chamá-los também de usuários chaves, que são os conhecedores dos processos de negócios. Não vamos confundir estes com os consultores da consultoria, aqui tratamos das pessoas internas da organização.

- Representantes de outras áreas - Ter a perspectiva de outras áreas em relação a sua pode ser de grande valia para enxergar pontos relevantes. Muitas vezes estamos tão no piloto automático em relação a nós mesmos que pequenos detalhes passam desapercebidos.

PREMISSAS

- É importante obter rápido acesso às informações necessárias para o projeto.

- Disponibilidade dos representantes as áreas para entrevistas sempre que necessário, conforme agendamento pré estabelecido.

- Atrasos relacionados com a alteração do escopo, lentidão nos processos decisórios internos, indisponibilidade de pessoas impactam no projeto. A gerência do projeto tem como compromisso identificar e tratar áreas de risco tão logo sejam identificadas.

- Limitar a avaliação a no máximo 5 fornecedores.

O projeto pode ser conduzido através das seguintes etapas:

- Preparar requerimentos

- Selecionar fornecedores

- Tabular os requisitos

- Apresentar Avaliação

PREPARAR REQUERIMENTOS

- Selecionar soluções para avaliação.

- Estabelecer critérios de avaliação.

- Preparar RFI (Request for Information) com os questionamentos sobre as funcionalidades das soluções.

- Agendar reunião com fornecedores.

SELECIONAR FORNECEDORES

- Após pesquisar várias soluções de n fornecedores, selecionar no máximo 5.

- Solicitar propostas e demonstrações aos fornecedores.

- Receber documentação do fornecedor referente ao produto.

- Realizar reunião de pontuação das soluções com representantes do comitê

- Obter lista de empresas com o software instalado

TABULAR REQUISITOS

Os requisitos são divididos em 5 grupos:

FUNCIONALIDADES – responsável pelas características funcionais do sistema;

ECONÔMICO – responsável pelas características financeiras;

FORNECEDOR – responsável pelas características de qualificação e referenciais das empresas envolvidas;

SOLUÇÃO TÉCNICA – responsável pelas características técnicas do software analisado e programação;

INFRA-ESTRUTURA – responsável pelas características técnicas dos hardwares (máquinas) e sua integração com os softwares para funcionamento do sistema.

APRESENTAR AVALIAÇÃO

- Relatório final, baseando-se nas informações contidas na RFI, no ranking e sugestões que serão apresentadas.

- Totalizar os resultados e os 2 melhores qualificados serão escolhidos para a 2ª fase.

- Na 2ª fase os finalistas serão avaliados detalhadamente pelas áreas operacionais e pontuados em vários requisitos. Para cada requisito é atribuido um peso de acordo com sua relevância à organização.

Semana que vem publicarei (se o meu projeto deixar!!) o terceiro e último tópico, Implementação.

Até lá!!